Утверждены
постановлением Правительства
Республики Казахстан
от «19» сентября 2018 года
№ 575
Правила
приема, хранения, учета и использования документов
Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами
Глава 1. Общие положения
1. Правила приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами (далее – Правила) разработаны в соответствии с Законом Республики Казахстан от 22 декабря 1998 года
«О Национальном архивном фонде и архивах»и Законом Республики Казахстан от 7 января 2003 года «Об электронном документе и электроннойцифровой подписи».
2. Правила определяют порядок приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда (далее – НАФ) и других архивных документов ведомственными и частными архивами (далее – архив организации).
3. Основные понятия, используемые в настоящих Правилах:
1) архивная справка – документ, составленный на бланке письма юридического лица (далее – организации), содержащий необходимую физическим и юридическим лицам информацию с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена, имеющий юридическую силу (подлинника);
2) архивная копия – копия,дословно воспроизводящая текст архивного документа, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, оформленная в соответствии с пунктом 284 настоящих Правил;
3) хранилище архивных документов (архивохранилище) – специально оборудованное хранилище (помещение) для хранения архивных документов;
4) тематическая подборка копий архивных документов – систематизированный комплект копий архивных документов или их частей по определенной теме, подготовленный архивом организации по запросу пользователя или инициативе архива организации;
5) упорядочение архивных документов (далее – упорядочение) – комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), описанию и оформлению таких единиц хранения (дел) в соответствии с законодательством Республики Казахстан о НАФ и архивах;
6) тематический перечень архивных документов – систематизированный краткий или аннотированный перечень заголовков архивных документов, единиц хранения по определенной теме, с указанием их дат и архивных шифров, составленный по запросу пользователя или инициативе архива организации;
7) архивный указатель – архивный справочник, представляющий собой алфавитный, систематический или составленный по иному признаку перечень наименований предметов, упоминаемых в архивных документах, с указанием их поисковых данных;
8) архивная выписка – документ, составленный на бланке письма организации, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения;
9) информационное письмо – документ, составленный на бланке письма организации по запросу пользователя или инициативе архива организации, содержащий информацию о хранящихся в архиве документах по определенной проблеме, теме;
10) архивный шифр – обозначение, наносимое на каждую единицу хранения с целью обеспечения ее учета и идентификации;
11) особо ценный документ – архивный документ НАФ, который имеет непреходящую историко-культурную и научную ценность, особую важность для общества и государства;
12) аудиовизуальная документация – комплекс документов, содержащих изобразительную и (или) звуковую информацию, созданный с помощью технических средств;
13) управленческая документация – комплекс документов, используемых при реализации основных функций управления организации (организация, планирование, регулирование, контроль);
14) ведомственный архив – учреждение или структурное подразделение государственного юридического лица, осуществляющие сбор, упорядочение, временное хранение, учет, использование архивных документов и государственный учет документов НАФ;
15)научно-справочный аппарат (далее – НСА) – совокупность описаний архивных документов в архивных справочниках, предназначенных для поиска архивных документов и содержащейся в них документной информации;
16)система НСА – комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых, создаваемых на единой научно-методической основе, архивных справочников о составе и содержании архивных документов;
17) научно-техническая документация – комплекс документов, фиксирующих процесс и результаты научной, научно-технической, производственно-технической, проектной, строительной и другой деятельности;
18) частный архив – негосударственное юридическое лицо или его структурное подразделение, осуществляющие сбор, приобретение, комплектование, упорядочение, хранение, учет и использование архивных документов, или архивных документов физического лица, возникших в результате его деятельности, сбора и приобретения;
19) отпуск документа (письма) – экземпляр исходящего документа, остающийся в деле организации-автора;
20) экспертиза ценности документов – исследование документов на основании критериев их ценности в целях установления сроков хранения документов и отбора их для включения в состав НАФ;
21) организация хранения документов – система мероприятий, включающая рациональное размещение документов, контроль за их движением и физическим состоянием, копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление (реставрацию) первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению или разрушению;
22) единица хранения – учетная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение;
23) учет документов в архиве организации – установление количества и состава архивных документов в единицах учета и фиксация принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их количеству в учетных документах;
24) дело – отдельный(е) архивный(е) документ(ы), оформленный(е) в отдельную обложку, папку;
25) лист-заверитель дела – документ, содержащий информацию об особенностях содержания и формирования определенного дела в архиве организации, включая количество пронумерованных страниц каждого дела;
26) формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизацией документов внутри дела;
27) опись дел, документов – архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения, закрепления их систематизации и учета;
28) электронный архив – совокупность архивных электронных документов;
29) электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме и удостоверена посредством электронной цифровой подписи;
30) электронная регистрационная контрольная карточка (далее – ЭРКК) – электронный документ с учетными данными о документе по установленной форме, фиксирующей его реквизиты.
4. В соответствии с возложенными на организацию задачами и функциями, а также составом образуемой в ее деятельности документации, создаются:
1) архив управленческой документации, в том числе электронных документов;
2) архив аудиовизуальной документации, в том числе электронных документов;
3) архив научно-технической документации, в том числе электронных документов.
5. Национальный архив Республики Казахстан, центральные государственные архивы, государственные архивы областей, городов, районов и их филиалы (далее – государственные архивы), Архив Президента Республики Казахстан оказывают организациям методическую помощь по внедрению настоящих Правил.
6. В организации, штатным расписанием которой не предусмотрены штатные должности работников архива, приказом (иным распорядительным документом) руководителя организации назначается лицо, ответственное за ведениеархива.
Глава 2. Порядок приема дел, документов
Параграф 1. Порядок приема дел, документов на хранение
7. Архив организации принимает дела, документы постоянного, временного срока хранения и по личному составу, образовавшиеся в процессе деятельности организации. При реорганизации организации документы передаются в упорядоченном виде правопреемникам.
8.Прием дел, документов в архив организации осуществляется ежегодно. В организации, имеющей структурные подразделения, прием документов в архив организации осуществляется в соответствии с утвержденным руководителем организации графиком приема документов в архив организации.
Документы передаются в архив организации на носителях, на которых они созданы (бумага различных видов, в том числе фотобумага, калька, пленка, магнитные ленты, электронные носители).
9. При приеме на хранение управленческой документации на бумажном носителе работник архива организации в присутствии лица, осуществляющего передачу документов, проверяет:
1) наличие дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составув соответствии с описью дел структурного подразделения;
2) наличие дел временного (до 10 лет включительно) хранения по номенклатуре дел;
3) нумерацию листов дел с данными по описи дел структурного подразделения;
4) правильность заполнения внутренней описи документов дела (при наличии);
5) наличие листа-заверителя дела;
6) соответствие реквизитов обложки соответствующим записям в описи дел, документов структурного подразделения;
7) физическое состояние документов.
10. При приеме аудиовизуальной документации на хранение работник архива организации в присутствии лица, осуществляющего передачу документов, проверяет:
1) комплектность документов;
2) физическоесостояние документов;
3) комплектность состава прилагаемой текстовой сопроводительной документации.
В состав текстовой сопроводительной документации входят:
1) для кинодокументов – аннотации, монтажные листы, разрешительные удостоверения к законченным произведениям, акты технического состояния, записи световых и цветовых паспортов;
2) для фотодокументов – аннотации;
3) для фонодокументов и видеодокументов – акты технического состояния, тексты выступлений, каталоги грампластинок, списки выступающих, рецензии, статьи и другие документы, относящиеся к принимаемым фонодокументам и видеодокументам.
11. При приеме научно-технической документации на хранение работник архива организации в присутствии лица, осуществляющего передачу документов, проверяет:
1) комплектность документов (в соответствии с ведомостью спецификаций, спецификацией, содержанием томов, альбомов, книг и другими документами, в которых перечислена вся передаваемая документация);
2) наличие установленных подписей и дат;
3) правильность выполнения основных надписей и титульных листов;
4) физическоесостояние документов.
12. Прием электронных документов в архив организации осуществляется посредством информационных систем, обеспечивающих соблюдение требований к хранению электронных документов.
13. Электронные документы передаются в архив организации по информационно-телекоммуникационной сети из информационной системы организации в информационную систему архива организации или на обособленных носителях однократной записи в том формате, в котором они были сформированы, отправлены или получены, с обеспечением одновременного хранения сформированных электронных цифровых подписей под соответствующими электронными документами.
14. В случаях изменения программно-аппаратной среды и выхода из употребления компьютерных форматов, повреждения носителя архив организации проводит работу по конвертации электронных документов в новые форматы и/или миграции на новые носители.
15. При приеме электронных документов работник архива организации посредством информационной системы архива организации проверяет:
1) наличие и целостность электронных документов постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составув соответствии с описью дел, документов структурного подразделения;
2) наличие и целостность электронных документов временного (до 10 лет включительно) хранения по номенклатуре дел;
3) физическое состояние носителей, предназначенных для передачи в архив организации;
4) целостность электронных документов и подлинность электронной цифровой подписи;
5) правильность заполнения и полноту сведений регистрационной контрольной карточки к электронному документу.
16. При приеме электронных документов в информационной системе архива организации формируется акт о миграции и перезаписи электронных документов по форме, утверждаемой уполномоченным органомв сфере архивного дела и документационного обеспечения управления (далее – уполномоченный орган).
Параграф 2. Порядок проведения экспертизы ценности
документов и оформления ее результатов
17. Экспертиза ценности документов в архиве организации проводится в целях отбора документов, отнесенных к составу НАФ, подготовки их к передаче на постоянное хранение в соответствующий государственный архив, Архив Президента Республики Казахстан, определения сроков хранения документов, не отнесенных к составу НАФ, и выделения к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения.
18. Экспертиза ценности документов проводится на основе:
1) законодательства Республики Казахстан о НАФ и архивах;
2) типовых или отраслевых перечней документов с указанием сроков хранения, типовой (примерной) номенклатуры дел и номенклатуры дел организации за соответствующий период;
3) методических документов уполномоченного органа в сфере архивного дела и документационного обеспечения управления (далее – уполномоченный орган), местных исполнительных органов областей, городов республиканского значения и столицы(далее – МИО) и государственных архивов.
19. Экспертиза ценности документов проводится путем комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документов.
К критериям происхождения документов относятся:
1) роль и место организации в системе государственного управления или конкретной отрасли (сфере деятельности), значимость выполняемых ею задач и функций, значение физического лица в жизни общества;
2) время и место образования документа.
К критериям содержания документов относятся:
1) значимость события (явления, предмета), отраженного в документе;
2) значение содержащейся в документе информации, ее повторение в других документах;
3) подлинность, вид и разновидность документа.
К критериям внешних особенностей документа относятся:
1) подлинность документа;
2) юридическая достоверность документа (наличие подписи (электронной цифровой подписи) должностного лица и иных реквизитов, являющихся обязательными согласно законодательству Республики Казахстан);
3) форма фиксирования и передачи содержания информации;
4) особенности материального носителя документа;
5) особенности физического состояния документа.
20. При экспертизе ценности аудиовизуальных документов дополнительно применяются следующие специфические критерии:
1) художественные достоинства аудиовизуальных документов;
2) композиционно-сюжетная целостность аудиовизуальных документов;
3) выразительность и оригинальностьаудиовизуальных документов;
4) своеобразие носителя информации, способ записи и воспроизведения информации, техническое состояние аудиовизуальных документов.
21. При проведении экспертизы ценности научно-технической документации дополнительно применяются следующиеспецифические критерии:
1) значимость проблемы (технологии) или объекта (проекта, модели, конструкции, технологии), отраженной в документах, на момент внедрения для развития конкретных отраслей и экономики государства в целом;
2) принципиальная новизна, уникальность, оригинальность решения проблемы, конструкции, технологии, проекта;
3) соответствие научно-технической документации этапности научных исследований (стадийности технических разработок).
22. При проведении экспертизы ценности электронных документов дополнительно применяются следующиеспецифические критерии:
1) сохранность метаданных;
2) аутентичность электронных документов;
3) отсутствие дублирующей информации в документах, принятых на архивное хранение.
23. Для организации экспертизы ценности документов и рассмотрения ее результатов в организации создается экспертная комиссия (далее – ЭК).
Вгосударственном органе, имеющем территориальные органы и/или подведомственные организации, а также организации, имеющей филиалы, создается центральная экспертная комиссия (далее – ЦЭК).
24. ЦЭК (ЭК) является совещательным органом и действует на основании положения, утверждаемого руководителем организации.
25. Экспертиза ценности документов проводится ежегодно в плановом порядке работниками архива организации. Проведение экспертизы ценности документов в организации, являющейся источником комплектования государственного архива, осуществляетсяпод методическим руководством и при консультативной помощи соответствующего государственного архива, Архива Президента Республики Казахстан.
При реорганизации (ликвидации) организации проводится внеплановая экспертиза ценности.
26. Решения ЦЭК (ЭК) оформляются протоколами, утверждаемыми руководителем организации.
Решения ЦЭК (ЭК) источников комплектования государственных архивов, Архива Президента Республики Казахстан утверждаются руководителем организации после их согласования с соответствующими экспертно-проверочными комиссиями (далее – ЭПК), образуемыми государственными архивами, Архивом Президента Республики Казахстан, МИО.
27. При проведении экспертизы ценности документов осуществляются:
1) анализ состава документов организации;
2) отбор и подготовка дел постоянного срока хранения для передачи в государственный архив, Архив Президента Республики Казахстан (для источников комплектования государственного архива, Архива Президента Республики Казахстан);
3) наличие подлинных экземпляров документов и определение структурных подразделений, в дела которых они включены;
4) уточнение характера повторяемости содержащейся в них информации в других документах, вид, форма и полнота повторения.
Выделение документов с повторяющейся информацией и дублетных документов к уничтожению производится только после сверки их с документами, отобранными на постоянное хранение.
28. Дела с отметкой «ЭПК», содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения формируются в отдельные дела либо присоединяются к однородным делам постоянного хранения. Дела, содержащие оставшиеся документы временного хранения, хранятся в течение установленных сроков.
29. Экспертиза ценности документов проводится путем полистного просмотра документов дела (аудиовизуальные документы просматриваются на монтажном столе или экране, аудиодокументыпрослушиваются).
30. В ходе проведения экспертизы проверяют:
1) обоснованность включения в данное дело документов;
2) юридическую силу документов (наличие реквизитов);
3) наличие и правильность оформления реквизитов обложек дел;
4) правильность нумерации листов дела;
5) физико-химическое и техническое состояние документа.
При просмотре (прослушивании) из дел изымаются вторые и последующие экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов, если их изъятие не было проведено в структурных подразделениях при подготовке документов к передаче в архив организации.
Выявленные недостатки устраняются работником архива организации. При необходимости заголовки дел уточняются, дела расшиваются и переформировываются.
31. Электронные копии документов, не подписанные электронной цифровой подписью, формируются в отдельную опись. В случае положительного результата их сверки с бумажным документом, работник архива организации удостоверяет электронную копию архивного документа собственной электронной цифровой подписью.
При отсутствии бумажного подлинника либо отрицательном результате сверки составляется акт об уничтожении электронной(ых) копии(й) документа(ов), утверждаемый руководителем организации по согласованию с ЦЭК (ЭК) организации и ЭПК государственного архива, Архива Президента Республики Казахстан или МИО.
32. По результатам экспертизы ценности документов и на основе описей дел, документов структурных подразделений составляются:
1) описи дел, документов постоянного хранения по форме, утверждаемой уполномоченным органом;
2) опись дел по личному составу по форме, утверждаемой уполномоченным органом;
3) опись дел, документов временного (свыше 10 лет) хранения по форме,утверждаемой уполномоченным органом;
4) акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, по форме, утверждаемой уполномоченным органом;
33. При проведении экспертизы ценности проектной, конструкторской и технологической документации составляется перечень проектов изделий промышленного производства и технологических процессов, объектов планировки и капитального строительства, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на государственное хранение (далее – перечень) по форме, утверждаемой уполномоченным органом.
34. Перечень составляется не реже одного раза в пять лет.
35. Систематизация пунктов перечня осуществляется по хронологическому, тематическому или тематико-хронологическому признаку.
36. Перечень утверждает руководитель организации и ЭПК государственного архива, Архива Президента Республики Казахстан или МИОпосле согласования ЦЭК (ЭК) организации.
Перечень составляется в двух экземплярах. После его утверждения один экземпляр направляетсяв соответствующий государственный архив, Архив Президента Республики Казахстан, второй – остается ворганизации.
37. На основании перечня проводится дальнейшая экспертиза ценности и составление описей дел, документов проектной, конструкторской и технологической документации.
Для научно-исследовательской и патентно-лицензионной документации перечень не составляется.
38. Описи дел, документов составляются отдельно на каждый вид научно-технической документации: проектной, конструкторской, технологической, научно-исследовательской, патентно-лицензионной и имеют самостоятельный номер с цифровым индексом, определяющим вид научно-технической документации.
39. При проведении экспертизы ценности аудиовизуальных документов учитываются полнота и степень сохранности комплекта аудиовизуального документа, наличие и качество текстовой сопроводительной документации, возможность научного и практического использования, дублетность, поглощенность и вариантность аудиовизуального документа.
40. В процессе проведения экспертизы ценности выявляются аудиовизуальные документы, имеющие какие-либо повреждения.
При обнаружении дефектов, особенно химико-биологического характера (пожелтение, плесневение, отслаивание эмульсии), проводится контроль всех аудиовизуальных документов данного года производства, хранящихся в одинаковых условиях.
Аудиовизуальные документы, имеющие дефекты, подвергаются реставрационно-профилактической обработке.
41. Аудиовизуальные документы, отложившиеся в период до 1922 года включительно, к уничтожению не выделяются. Уничтожение аудиовизуальных документов, отложившихся в период с 1922 по 1945 год включительно, осуществляется с разрешения уполномоченного органа.
Параграф 3. Порядок составления описей дел, документов
42. Описям дел, документов постоянного,временного хранения, по личному составу и актам о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, в пределах каждого архивного фонда присваиваются самостоятельные порядковые номера.
Опись дел, документов завершается по достижении количества включенных заголовков 9999 (девять тысяч девятьсот девяносто девять).
Последующей описи дел, документов присваивается очередной порядковый номер.
При реорганизации или ликвидации организации описи дел, документовзавершают вне зависимости от общего количества включенных заголовков дел, документов.
43. Годовой раздел описи дел, документов составляется и утверждается ежегодно.
44. При оформлении описи дел, документов заголовки дел (томов, частей дел) нумеруются в валовом порядке.
45. Заголовки дополнительно обнаруженных дел вносятся в соответствующую опись дел, документов под литерными номерами в соответствии с принятой систематизацией. При количестве свыше 10 дел составляется дополнительная опись дел, документов с самостоятельной нумерацией их заголовков.
После внесения в опись дела документов записей о поступлении или выбытии дел составляется окончательная итоговая запись, в которой указываются также основания внесенных изменений.
46. Дело, включающее документы за несколько лет, вносится в опись дел, документов по году заведения в делопроизводстве, за последующие годы указываются его заголовок, а в графе «Примечание» – отметка «Смотри дело №».
47. Опись дел, документов постоянного хранения послесогласования с ЦЭК (ЭК) организации утверждается руководителем организации и ЭПК государственного архива, Архива Президента Республики Казахстан или МИО.
Опись дел по личному составу согласовывается ЦЭК (ЭК) организации, ЭПК государственного архива,Архива Президента Республики Казахстан или МИО иутверждается руководителем организации.
Опись дел, документов временного (свыше 10 лет) хранения утверждается руководителем организации после согласования с ЦЭК (ЭК) организации.
48. Организации, не являющиеся источниками комплектования государственного архива, Архива Президента Республики Казахстан,на утверждение (согласование) ЭПК описи дел, документов постоянногохранения, по личному составу и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, не представляют.
49. В опись дел, документов постоянного хранения вносятся заголовки:
1) дел, документов постоянного срока хранения, в том числе отнесенных к составу НАФ;
2) дел, сформированных из документов с отметкой «ЭПК», выделенных из дел с временными сроками хранения, после сверки их с номенклатурой дел организации за тот же год и проверки правильности формирования и оформления дел;
в необходимых случаях заголовки дел уточняются;
3) завершенных делопроизводством личных дел руководителей организаций республиканского, областного, городов республиканского значения, столицы значения;
4) завершенных делопроизводством личных дел политических государственных служащих;
5) завершенных делопроизводством личных дел работников, имеющих высшие знаки отличия, почетные государственные и иные звания, награды, ученые степени.
50. Единицы хранения (дела) архивного фонда систематизируются в пределах архивного фонда согласно схеме систематизации.
Дела подвергаются расшивке и переформированию при обнаружении, что дело сформировано неправильно.
Схема систематизации единиц хранения (дел) архивного фонда является основанием для внутренней организации архивного фонда и закрепляется описью (описями) дел архивного фонда.
51. Систематизация заголовков в описи дел, документов постоянного храненияопределяется следующими признаками:
1) структурный (в соответствии с принадлежностью единиц хранения к структурным подразделениям);
2) хронологический (по периодам или датам, к которым относятся единицы хранения);
3) функциональный, отраслевой, тематический, предметно-вопросный
(с учетом функций организации, тем или вопросов, которых касается содержание единиц хранения);
4) номинальный (по делопроизводственной форме – видам и разновидностям документов);
5) корреспондентский (по организациям и лицам, в результате переписки с которыми образовались единицы хранения);
6) географический (в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и другими географическими объектами, с которыми связаны содержание документов, их авторы, корреспонденты);
7) авторский (по названиям организаций или фамилиям лиц, которые являются авторами документов).
52. Документы по личному составу, научно-техническая документация в архивных фондах научно-исследовательских организаций, рукописи в издательствах, истории болезней в медицинских организациях, акты проверок в архивных фондах контрольных органов выделяются в особые группы и систематизируются обособленно от управленческой документации.
53. Кинодокументы и видеодокументы систематизируются:
1) по видам (фильмы, специальные выпуски, киножурналы, отдельные кино- и телесюжеты);
2) по годам выпуска фильмов, специальных выпусков, киножурналов; производственным номерам отдельных кино- и телесюжетов;
3) по единицам учета (комплектам);
4) по цветности (цветные, черно-белые);
5) по формату пленки (8 миллиметров (далее – мм), 16 мм, 35 мм, 70 мм и другие).
54. Фотодокументы систематизируются по видам:
1) негативы различной цветности (цветные или черно-белые) и размеров, которые обозначаются цифрами 2–8 (цифра 2 соответствует негативу размером 2,5 сантиметров (далее – см) х 3,5 см, 3–6 см х 6 см,4–6 см х 9 см, 5–9 смх 12 см, 6–10 см х 15 см, 7–13 см х 18 см, 8–18 см х 24 см).
При систематизации небольших объемов негативов размеров 6–8 допускается их объединение в одну группу.
2) слайды (диапозитивы) различной цветности;
3) позитивы, фотоотпечатки;
4) фотоальбомы;
5) диафильмы;
6) электронные документы (фотодокументы на цифровых или иных современных носителях), которые обозначаются буквой «Э».
55. Фонодокументы систематизируются по видам записи звуковой информации: фонографическая, граммофонная, оптическая, магнитная, лазерная. На фонодокументы определенного вида записи составляется отдельная опись. Внутри видов фонодокументы располагаются по единицам учета и комплектам.
56. Электронные документы систематизируются по видам носителей информации (магнитные ленты, лазерные и жесткие диски, компакт-диски, дискеты), внутри видов – по форматам представления информации, и далее – по характеру зафиксированной информации.
57. Опись дел, документов постоянного хранения и по личному составу имеет титульный лист по форме, утверждаемой уполномоченным органом, содержание (оглавление), предисловие, список сокращенных слов и итоговую запись.На титульном листе описи дел по личному составу не проставляется официальное наименование государственного архива, Архива Президента Республики Казахстан.
58. Опись дел, документов постоянного хранения составляется в 4-х экземплярах. После ее утверждения три экземпляра передаются в государственный архив, Архив Президента Республики Казахстан, один – остается в архиве организации.
59. Опись дел по личному составу составляется в 4-х экземплярах. После ее утверждения один экземпляр передается в государственный архив, три – остаются в архиве организации.
60. Опись дел, документов долговременного (свыше 10 лет) хранения составляется в 4-х экземплярах. После ее утверждения один экземпляр передается в государственный архив, Архив Президента Республики Казахстан три – остаются в архиве организации.
61. Систематизация заголовков в описи дел по личному составу определяется хронологическим, структурным (функциональным) и номинальным классификационными признаками. Заголовки дел группируются по году заведения (завершения) в делопроизводстве, внутри каждого года – по структурным подразделениям (направлениям деятельности) организации, внутри последних – в порядке убывания важности дел.
62. Карточки по учету личного состава и личные дела работников (при объеме свыше 20 дел за год) вносятся в самостоятельную опись дел. Их заголовки группируются по году завершения дел в делопроизводстве, внутри года – в алфавитном порядке фамилий работников.
63. К описи дел, документов долговременного (свыше 10 лет) хранения составляются оглавление, предисловие и список сокращенных слов.
64. Систематизация заголовков дел, документов в описи дел долговременного (свыше 10 лет) хранения определяется хронологически-структурным или хронологически-функциональным (хронологически-номинальным) и номинально-логическим классификационными признаками.
Параграф 4. Порядок составления акта о выделении к уничтожениюдокументов, не подлежащих хранению
65. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется одновременно с описями дел, документов.
66. В акт включаются заголовки дел и документов с истекшими сроками хранения на 1 января года, в котором проводится экспертиза ценности документов.
67. Акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, составляется по форме,утверждаемой уполномоченным органом.
В акте указываются заголовки отдельных дел или групповые заголовки однородных дел.
68. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждается руководителем организации после согласования с ЦЭК (ЭК) организации и ЭПК государственного архива, Архива Президента Республики Казахстан или МИО.
69. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется в двух экземплярах, один из них передается в государственный архив, Архив Президента Республики Казахстан, другой – в архив организации.
70. Документы с истекшими сроками хранения выделяются к уничтожению только после утверждения описей и акта о выделении к уничтожению за соответствующий период.
Глава 3. Хранение документов архива организации
Параграф 1. Порядок организации сохранности документов
[justify]71. Для обеспечения сохранности документов в архиве организации осуществляются:
1) комплекс мер по созданию и развитию материально-технической базы хранения документов (здание и хранилищ (помещения), средства хранения документов, оборудование, средства охраны и безопасности хранения, средства климатического контроля, средства копирования и восстановления поврежденных документов);
2) комплекс мер по созданию и соблюдению нормативных условий хранения документов (температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический, охранный режимы хранения);
3) меры превентивного характера (обеспечение физико-химической сохранности документов, регламентация выдачи документов из архивохранилищ, проведение проверки наличия и состояния документов, выявление особо ценных документов, создание страхового фонда и фонда пользования).
72. Система мер по организации хранения документов обеспечивает сохранность документов и контроль их физического состояния при поступлении документов в архив организации, при их хранении и передаче на постоянное хранение в соответствующий государственный архив, Архив Президента Республики Казахстан.
73. Размещение архива организации в приспособленных помещениях в административном здании производится при условии соответствия требованиям огнестойкости, прочности конструкции, санитарно-гигиеническим нормам, наличия отопительных и вентиляционных систем.
74. Помещение для архива организации состоит из:
1) архивохранилища для хранения документов;
2) комнаты для работы исследователей (читальный зал);
3) рабочих комнат работников архива;
4) комнат для серверного и коммуникационного оборудования.
Архивохранилища размещаются в изолированных помещениях.
Посторонние лица допускаются в архивохранилища только с разрешения руководителя организации и в присутствии работника архива организации.
75. Архивохранилища располагают в отдалении от лабораторных, производственных и складских помещений, связанных с хранением или применением химических веществ или пищевых продуктов.
Архивохранилища оборудуются основными средствами пожаротушения. В системах и средствах пожаротушения помещений архива организации применяют нейтральные, безопасные для документов вещества.
В архивохранилищах не допускается применение огня, нагревательных приборов.Размещение в них газовых, водопроводных, канализационных и других магистральных трубопроводов не допускается.
Использование для архивохранилища помещения без окон допускается при наличии естественной или искусственной вентиляции, кратность воздухообмена в час которой составляет 2-3.
76. Наружные двери помещений архива организации обиваются металлическим листом и имеют прочные засовы. Архивохранилища в рабочее вр
