Тиражи небольшие по нынешним меркам – 250 экз., максимальный – 400 экз. Печатными изданиями мы пытаемся обеспечить крупнейшие массовые библиотеки. Помимо этого наши издания размещаются в Казахстанской национальной электронной библиотеке (КазНЭБ) в электронном формате и поэтому доступны массовому читателю в режиме удаленного пользования.

Да, мы планируем продолжить эту серию. И сейчас готовим сборник документов и материалов по проектированию спортивных сооружений г. Алматы. Он будет издан в 2021 г. Это такие объекты как Медео, Центральный стадион, стадион «Динамо», Дворец спорта, Центральный плавательный бассейн, горнолыжный комплекс Чимбулак и др.).
В последующие годы – подготовка документальных сборников по проектированию административных зданий (Дом Правительства, здание Казпотребсоюза, здание ЦК ЛКСМ и др.), гостиниц («Казахстан», «Достык», «Алма-Ата» и др.), учебных заведений, сферы бытового обслуживания и других объектов.

При отсутствии в архиве организации документов, необходимых для исполнения запроса, на бланке письма организации составляется ответ о причинах отсутствия архивных документов по теме запроса.
Очень часто бывает так, что документы организации, необходимые для исполнения запроса не поступали на государственное хранение. В таких случаях сразу же запрос перенаправляется в учреждение, где хранятся необходимые документы или же составляется отрицательный ответ с указанием причин отсутствия. Ответ направляется услугополучателю. Но бывает и так, что документы запрашиваемой организации есть, однако сведений, необходимых услугополучателю в этих документах нет. Срок исполнения таких запросов 11 (одиннадцать) рабочих дней.

Для улучшения и ускорения поиска запрашиваемых сведений, совершенствования работы по исполнению запросов социально-правового характера и выдаче архивных справок сотрудники отдела информации и использования документов ЦГА НТД проводят работу по переводу в электронный формат 7 описей по личному составу наиболее востребованного фонда № 144 ТОО «Казахский институт минерального сырья», с полным редактированием и раскрытием заголовков в описи, с пофамильным списком работников в лицевых счетах. Результаты данной работы значительно сокращают время поиска необходимых сведений.
Также большим подспорьем в работе по поиску необходимых сведений является «Справочник документов по личному составу, хранящиеся в ЦГА НТД и в организациях–источниках комплектования ЦГА НТД», размещенный на сайте ЦГА НТД в рубрике «Документы по личному составу». Доступ к нему имеют не только сотрудники ЦГА НТД, но и все пользователи сайта, кому необходима данная информация.

Срок исполнения запросов, не относящихся к составу хранящихся в архиве организации документов, в течение 3 календарных дней с момента его регистрации направляется в соответствующий государственный архив, Архив Президента Республики Казахстан или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом пользователя.
Это оговорено п. 270 «Правил приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами», утвержденными постановлением Правительства Республики Казахстан № 575 от 19 сентября 2018 года.

«Цель проекта – сбор, изучение, анализ и оцифровка исторических материалов. Архивы имеют негативные микрофильмы – страховые копии особо ценных документов. Универсальный сканер для микрофильмов – SkanPro 3000. Он решит все ваши проблемы.
Высококачественное сканирование с сохранением в форматах TIFF, JPEG, PDF и др. SkanPro позволяет работать со всеми типами микроформ: 16/35 мм рулонная пленка, микрофиши, картриджи и апертурные карты. Перевод информации документов с пленки в электронный вид. Сканирование кадров рулонных 16/35 мм микрофильмов и микрофиш всего за 1 минуту.

Важнейшей функцией архивов является обеспечение свободного и практически неограниченного доступа к информации. В этой связи возникает необходимость применения современных и перспективных технологий, направленных на сохранение документа в электронном формате. Для этого мы рекомендуем SMA ScanMaster 1. Это уникальный сканер для работы с крупноформатными ветхими листовыми и сшитыми документами, такими как газеты, карты, фотографии, архитектурные чертежи.

При передаче дел на государственное хранение в архив организация предоставляет 4 экземпляра каждой описи. Один экземпляр после завершения процедуры остается у архивариуса организации, 3 остальных экземпляра остаются в архиве.
Присутствие архивариуса организации при передаче документов в архив обязательно, так как при приеме проводится проверка каждого дела по заголовку, листажу и полистно. Если выявляются какие-либо ошибки, или требуются пояснения, есть возможность решить все на месте.

Выдача из архивохранилища подлинников особо ценных документов, в том числе, отнесенных к культурным ценностям, а также документов Национального архивного фонда, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии, осуществляется в исключительных случаях с письменного разрешения руководителя архива.
В читальный зал архива пользователям, в рабочие помещения работникам архива для служебных целей архивные документы выдаются из архивохранилища архива с письменного разрешения руководителя архива или его заместителя.
Фондообразователям, судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам во временное пользование архивные документы выдаются из архивохранилища архива также с письменного разрешения руководителя архива или его заместителя.
Организациям для экспонирования архивные документы выдаются из архивохранилища на основании договора о проведении выставки и соответствующего приказа руководителя архива.
Архивные документы выдаются из архивохранилища на срок, не превышающий:
1) один месяц пользователям в читальный зал и работникам архива, за исключением особо ценных и аудиовизуальных документов, выдаваемых на срок не более двух недель;
2) три месяца фондообразователям во временное пользование;
3) шесть месяцев судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам.
Выдача архивных документов из архивохранилища для экспонирования осуществляется на срок, определяемый договором о проведении выставки.

Со дня основания нашего архива карты хранились в картонных тубусах, но со временем они стали изнашиваться и портиться. Наш коллега Шегебаев Максат Болатович предложил сделать тубусы из ПВХ-труб. Как оказалось на деле, они очень удобные. Вложенные в них карты или иные документы не портятся, и сами они со временем не теряют свой вид. Также они герметично закрываются, что предотвращает попадание внутрь тубуса влаги, насекомых и грызунов.
Храним мы наши тубусы на полках, в горизонтальном положении.